「kintone」を始めた頃の自分へ伝えたい３つの事

昨今のIT化に伴い、弊社も遅ればせながら動き出しています。
まずは、インボイス制度などの兼ね合いもあり案件受注関連で、見積もり・納品書・請求書を電子化することから始めています。

書くと簡単ですが、納品書・請求書はこれまでは手書きであったり、全て印刷して紙で扱い保存されていたところからの取り組みなので、まあ苦労は絶えませんでした。
手書きの良さっていうのは、手間はかかるものの、何でも柔軟に対応出来ちゃうことですね。
こう書いて、と言われたらフォーマ関係なく書いてしまえばいいので。
これを、システム化するわけです。

そこで、かねてから気になっていたサイボウズ社の業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の無料お試しを申し込み、早速作り込みをしています。
https://kintone.cybozu.co.jp/

感想を一言でいうと、とってもいい！です。
最初の数時間は操作方法や、何が出来るのか？という、割と真剣なシステムとの戦いがありましたが、それを乗り越えた先（操作方法を覚えてきた先）には、これは使い方次第で色々改善出来るかも！という希望がありました。

そこで、使い始めたばかりの自分自身へ、もしこういうアドバイスがあったら、もう少し早く今の状況に辿り着いたなということを書いておこうと思います。同じ境遇の方にもし届いたら幸いです。
ただ、現時点ではかなり限定的な使い方（案件管理と見積もり・納品書・請求書の電子化）ですので、かなり個人的な感想となります。

１，主には、Excelで計算式やマクロを組んだ物、という認識

サイボウズさんがこれを聞いたら怒るかもですが、現時点で弊社は、Excelの守備範囲から抜け出せていません。
私はExcelのマクロでそこそこ複雑なのを組めるので、ああこれExcelで出来ちゃうなあ、という感想が最後の最後まで抜けませんでした。

でも使っているうちに、スピード感の違いは大きく感じました。
大げさに言うと、こうやってマクロを書いて欲しいと、キントーンに指示している感覚に近いです。書くのはキントーンがやってくれます。
手間がかからず、一度決めたことの変更も臆せず出来ます。なにせ、マクロ事体はキントーンが書いてくれるので。

なので、ExcelであってExcelではなかったです。
視覚的にも受け入れやすい柔らかさがあります。
これまでアナログで全てこなしていた人にも、割と受け入れられやすいかと思います。
現に、パソコンなんて知らん！と言っていた弊社の社長が、受け入れて見てくれるようになっています。

２，既存のアプリを複数見て基本をマスターする

キントーンは複数のアプリを作って運用します。
色々な業務に合わせた多種多様なアプリを既に用意してくれているので、例え自分に関係のない業務のアプリでも、たくさんのアプリの作りを見て傾向を掴むといいです。
私はほぼ１から作り込みをしていますが、最初に既存のフォームをもう少し見ておけばよかったと後々思いました。
キントーンのプロが作ったアプリは大いに参考になりますよね、そりゃあ。

３，まず覚えるべき機能

ベースはExcelだとして、どんな機能を設けられるのかが分かると、作り込みをし易くなります。
そこで覚えるべき機能はこれ。
「テーブル・アクション・ルックアップ」
これらを組み合わせることで、一気に出来ることが増えます。ほんの少し手間のかかる機能なので最初は敬遠しがちですが、最初にクリアしておくと後はかなり早いです。

キントーンのページに丁寧なマニュアルもあるので参照しつつ、まずはこの３つ（場合によっては「関連レコード一覧」を入れた４つ）を使いこなしましょう。そして、テーブルにルックアップを入れたり、計算式を入れたり、アクションで転記したり、組み合わせが出来るようになると作り込みは早いです。
（外部の有料プラグインなどを購入すると早いのは確かですが、結局はこれらの機能を巧みに使って作られている印象です。自分で出来なく無いです。）

以上簡単ですが、そんなところです。

承認プロセスとか、弊社は使っていませんが少し試した感じではこちらも作り込みも、実際の運用も、割と簡単に出来そうでした。
必要な会社さんは臆せずチャレンジされてみたらと思います。

では引き続き頑張ります。